Privacyverklaring | Webherder

In deze privacyverklaring leest u welke persoonsgegevens Webherder verwerkt, waarom wij dat doen en hoe lang wij ze bewaren. Ook leest u welke rechten u heeft en hoe u die gebruikt. Wij gaan zorgvuldig om met uw gegevens en houden ons aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Wie wij zijn

Webherder is een eenmanszaak die websites bouwt, Microsoft 365 inricht en IT-ondersteuning geeft aan ondernemers in Nederland en België. Webherder is verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die in deze privacyverklaring staan beschreven.

Naam: Webherder
Vestigingsplaats: [Vul hier uw vestigingsplaats in]
KvK-nummer: [Vul hier uw KvK-nummer in]
E-mail: info@webherder.nl

Voor vragen over privacy kunt u rechtstreeks bij ons terecht via het e-mailadres hierboven.

Welke gegevens wij verwerken en waarom

Het contactformulier

Vult u het contactformulier in, dan ontvangen wij uw naam, uw e-mailadres en uw vraag of bericht. Vult u ook uw bedrijfsnaam of telefoonnummer in, dan ontvangen wij die ook. Daarnaast slaan wij op wanneer u het bericht verstuurde.

Wij gebruiken deze gegevens alleen om uw vraag te beantwoorden en, als u daarom vraagt, om een voorstel of offerte te maken. U vraagt ons zelf om contact met u op te nemen. Gaat het om een mogelijke opdracht, dan zijn dit stappen voordat wij een overeenkomst sluiten. In andere gevallen is het beantwoorden van uw vraag ons gerechtvaardigd belang.

Uw bericht komt binnen in de beveiligde beheeromgeving van onze website. Wij kunnen een kopie per e-mail ontvangen in onze zakelijke mailbox.

Om het formulier te beschermen tegen spam gebruiken wij een paar onzichtbare controles. Daarvoor bewaren wij na het versturen een onherkenbaar gemaakte code van uw IP-adres. Uit die code is uw IP-adres niet terug te halen. De code wordt na een uur automatisch verwijderd.

Contact via e-mail, WhatsApp of telefoon

Neemt u contact op via e-mail, WhatsApp of telefoon, dan verwerken wij de gegevens die u daarbij deelt. Denk aan uw naam, uw e-mailadres of telefoonnummer, de inhoud van uw bericht en de aantekeningen die wij van een gesprek maken. Wij gebruiken die gegevens om u te helpen en uw vraag te beantwoorden.

WhatsApp is een dienst van WhatsApp Ireland Limited, onderdeel van Meta. Benadert u ons via WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp ook zelf gegevens volgens het eigen privacybeleid. Deelt u liever geen gegevens met WhatsApp, neem dan contact op via e-mail of het contactformulier.

Als u klant wordt

Wordt u klant, dan verwerken wij de gegevens die nodig zijn om de opdracht uit te voeren en te factureren. Dat zijn uw naam, bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KvK-nummer, btw-nummer en betaalgegevens. Wij doen dat om de overeenkomst met u uit te voeren en omdat de wet ons verplicht een administratie bij te houden.

Bij sommige opdrachten krijgen wij toegang tot gegevens van uw bedrijf, bijvoorbeeld in uw Microsoft 365 omgeving of op uw website. Voor die gegevens bent u zelf verantwoordelijk en zijn wij verwerker. Daarover maken wij afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Google Analytics, alleen met uw toestemming

Wij willen weten hoe bezoekers onze website gebruiken, zodat wij die kunnen verbeteren. Daarvoor kunnen wij Google Analytics 4 gebruiken, een dienst van Google Ireland Limited. Google Analytics wordt pas geladen nadat u daarvoor toestemming geeft in de cookiemelding. Zonder uw toestemming wordt er niets van Google geladen.

Met uw toestemming verzamelt Google Analytics gegevens over uw bezoek. Bijvoorbeeld welke pagina's u bekijkt en hoe lang, via welke website u binnenkwam, welk apparaat en welke browser u gebruikt en ongeveer waar u bent (land of regio). Google Analytics 4 slaat geen volledige IP-adressen op. Wij gebruiken Google Analytics niet voor advertenties.

Wij hebben met Google een verwerkersovereenkomst gesloten. Google kan gegevens verwerken in de Verenigde Staten. Google is aangesloten bij het EU-US Data Privacy Framework, waardoor die doorgifte is toegestaan.

U kunt uw toestemming altijd intrekken via de link Cookie-instellingen onderaan elke pagina. Meer hierover leest u in ons cookiebeleid.

Uw bezoek aan de website

Bij elk bezoek legt onze server automatisch technische gegevens vast: uw IP-adres, het tijdstip, de pagina die u opvraagt, de website waar u vandaan komt en uw browser. Wij gebruiken die gegevens alleen om de website veilig en goed werkend te houden, bijvoorbeeld om storingen en misbruik op te sporen. Dat is ons gerechtvaardigd belang.

Hoe lang wij uw gegevens bewaren

Wij bewaren uw gegevens niet langer dan nodig is.

Berichten via het contactformulier: 12 maanden na ontvangst. Daarna worden ze automatisch verwijderd. Leidt uw bericht tot een opdracht, dan bewaren wij de gegevens zolang dat voor de opdracht nodig is.
E-mails, WhatsApp-berichten en aantekeningen van gesprekken: zolang nodig om uw vraag af te handelen, en daarna maximaal 12 maanden, tenzij u klant wordt.
Klantgegevens, offertes en facturen: zeven jaar, omdat de belastingwet dat verplicht.
Gegevens in Google Analytics: twee maanden. Daarna verwijdert Google ze automatisch.
Technische gegevens van uw bezoek (serverlogboeken): 14 dagen.
De onherkenbaar gemaakte code van uw IP-adres voor de spamcontrole: een uur.
Back-ups van de website: 14 dagen. Verwijderde gegevens kunnen dus nog maximaal 14 dagen in een back-up staan.

Met wie wij gegevens delen

Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen met partijen die ons helpen onze diensten te leveren, en alleen voor zover dat nodig is. Met deze partijen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van uw gegevens.

Microsoft Azure. De server waarop onze website en het contactformulier draaien, staat in een datacenter van Microsoft in België, binnen de Europese Unie.
Cloudflare. Cloudflare verzorgt de DNS van ons domein: het adresboek dat de naam webherder.nl koppelt aan onze server. Uw bezoek aan de website zelf loopt niet via Cloudflare.
Onze e-mailprovider, voor het versturen en ontvangen van e-mail.
Google, alleen als u toestemming geeft voor Google Analytics.
WhatsApp, alleen als u ons via WhatsApp benadert.
Partijen voor onze administratie, zoals een boekhoudprogramma. Alleen voor klanten, en alleen de gegevens die nodig zijn voor facturen en de belastingaangifte.

Wij geven gegevens ook door als de wet ons daartoe verplicht, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst.

Gegevens buiten de Europese Unie

Wij kiezen waar mogelijk voor opslag binnen de Europese Unie. Sommige partijen die wij gebruiken, zoals Google, Microsoft, Cloudflare en Meta, zijn Amerikaanse bedrijven of horen bij een Amerikaans bedrijf. Komen gegevens buiten de Europese Unie terecht, dan gebeurt dat op basis van het EU-US Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe wij uw gegevens beveiligen

De website gebruikt een beveiligde verbinding (HTTPS).
De beheeromgeving staat op een afgeschermd adres en is alleen toegankelijk met een persoonlijk account.
Het contactformulier is beschermd tegen spam en misbruik.
De server krijgt automatisch beveiligingsupdates en er wordt elke nacht een back-up gemaakt.
Alleen Webherder heeft toegang tot uw gegevens.

Uw rechten

U heeft de volgende rechten:

Inzage: u mag weten welke gegevens wij van u hebben.
Correctie: kloppen uw gegevens niet, dan passen wij ze aan.
Verwijdering: u kunt vragen om uw gegevens te wissen, behalve als wij ze volgens de wet moeten bewaren.
Beperking: u kunt vragen om het gebruik van uw gegevens tijdelijk te beperken.
Overdracht: u kunt uw gegevens opvragen in een gangbaar bestandsformaat.
Bezwaar: u kunt bezwaar maken als wij uw gegevens gebruiken op basis van ons gerechtvaardigd belang.
Toestemming intrekken: heeft u toestemming gegeven, dan kunt u die altijd intrekken. Voor Google Analytics doet u dat via Cookie-instellingen onderaan elke pagina.

Stuur uw verzoek naar info@webherder.nl. Wij reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat wij gegevens aan de verkeerde persoon geven, kunnen wij u vragen om te bevestigen wie u bent.

Wij nemen geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen, en wij maken geen profielen van u.

Een klacht indienen

Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan? Laat het ons eerst weten, dan zoeken wij samen naar een oplossing. U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder. In Nederland is dat de Autoriteit Persoonsgegevens, in België de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Wijzigingen

Verandert onze werkwijze, dan passen wij deze privacyverklaring aan. De datum bovenaan laat zien wanneer de tekst voor het laatst is bijgewerkt.

Vragen

Heeft u vragen over deze privacyverklaring? Mail ons via info@webherder.nl of gebruik het contactformulier.